In conformità alla normativa vigente e al pari delle altre strutture del MIC, il nuovo Sistema di gestione informatica dei documenti è G.I.A.D.A. che ha sostituito il precedente Sistema di protocollo informatico ESPI. Tale Sistema permette di gestire documenti nativi digitali e l’intero flusso documentale dell’Ufficio in maniera completamente automatizzata. A seguito dell’adozione di G.I.A.D.A. l’attuale Manuale di gestione in uso, consultabile in questa pagina, è in corso di aggiornamento.
Nell’ambito della AOO è istituito un servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi., esso è funzionalmente individuato nel:
- Direttore: EMANUELE TEDESCHI;
- Responsabile del Protocollo e gestione flussi documentali: FABIO CAMPANELLA;
- Focal Point: Fabio Campanella, Roberto Manfroni;
- Addetti: Andrea Biondi, Giuseppe dell’Anno, Stefania Trobbiani.
All’interno della AOO il sistema di protocollazione è centralizzato per la corrispondenza in entrata mentre è decentrato per la corrispondenza in uscita.
Contestualmente all’introduzione del protocollo informatico unico vengono adottati i seguenti strumenti di gestione archivistica:
1) Titolario di classificazione;
2) Prontuario di classificazione;
Ad ogni utente interno del sistema di gestione del protocollo informatico e documentale è assegnata, oltre alle credenziali di accesso (userID e password), una autorizzazione d’accesso, definita “ruolo” differenziata in base alle competenze e alle tipologie di operazione che ciascuno svolge all’interno dell’ufficio di appartenenza.